REVIEW APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

KNOWLEDGE MANAGEMENT

REVIEW APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

 

CAHAYA IKHWAN PUTRA – 1106087894

FARIS IQBAL – 1106087995

RIZALDY SYAHPUTRA – 1106088695

 

Paper ini membahas tentang Knowledge Management Ssystem (KMS) yang sering digunakan oleh organisasi untung menunjang proses manajemen pengetahuan. Paper ini menjelaskan tentang definisi, fungsi integrasi, arsitektur, serta kelebihan dan kekurangan aplikasi tersebut. Pada bagian akhir paper ini kami akan membuat kesimpulan mengenai perbandingan ketiga KMS tersebut.

Keywords—Aplikasi; Pengetahuan; Organisasi; KM; KMS;

I.      Introduction

Ada banyak aplikasi yang dimanfaatkan organisasi untuk memaksimalkan proses pengelolaan pengetahuan agar semua anggota dapat mencari informasi yang mereka perlukan saat kapanpun dan dimanapun. Software yang sering disebut sebagai Knowledge Management System memiliki banyak jenis dengan fitur dan kemampuan yang berbeda satu sama lain. Disini kami akan membahas tiga buah KMS yaitu OpenKM, LogicalDOC, dan Confluence.

II.    OpenKM

A.    Definisi

OpenKM adalah aplikasi document management berbasis web yang menggunakan standar dan teknologi open source. OpenKM menyediakan layanan penuh untuk document management termasuk version control dan file history, metadata, scanning, workflow, search, dan masih banyak lagi [1]. OpenKM juga memungkinkan social activity di sekitar konten untuk digunakan untuk menghubungkan orang dengan orang, informasi dengan informasi, dan orang dengan informasi; membantu untuk me-manage dengan lebih efisien kumpulan intelligence dari sumber daya manusia dari perusahaan.

OpenKM mengintegrasikan semua document management yang bersifat esensial, fungsi untuk kolaborasi dan advanced search ke dalam satu solusi yang mudah digunakan. OpenKM menyediakan one-stop solution dengan me-manage informasi baik yang bersifat structured maupun unstructured.

OpenKM membangun repository yang highly valuable dari aset informasi milik perusahaan untuk memfasilitasi pembuatan knowledge dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis.

 

B.    Fungsi Integrasi yang Dimiliki

  • Collect

OpenKM dapat meng-capture informasi yang unstructured dari sumber digital apapun. Segala informasi yang dikumpulkan disimpan, dilihat, dan digunakan dalam satu workspace.

Data-data yang dikumpulkan oleh OpenKM antara lain dapat diambil dari client (web client), microsoft office, OCR, e-mail, barcodes, antivirus, digital signature, dan wordpress.

  • Collaborate

OpenKM memungkinkan organisasi untuk mendistribusikan informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah dengan cara berbagi informasi dan berkolaborasi melalui shared folder, discussion thread, dan e-mail.

Fitur ini mencakup document management, document previsualization, version control, metadata, dashboard, task manager, dan calendar (agenda).

  • Capitalize

OpenKM memungkinkan user untuk mengubah informasi menjadi intellectual capital yang berharga bagi organisasi. Sistem memiliki administration tools untuk mendefinisikan role, access control, level of document security, dan log aktivitas serta workflow management.

Fitur ini didukung oleh fungsi search engine, thesaurus, security, administrasi, dan integrasi.

  • Architecture

[3]Server :

  • Java 1.7 atau versi setelahnya
  • Apache Tomcat
  • Operating system: Unix, GNU/Linux and Windows
  • Informasi dapat disimpan dalam file system atau DBMS. (Oracle, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server, etc.)

Advanced Configuration :

  • OpenKM additional instance dikonfigurasikan sebagai server mirror.

C.    Arsitekstur

OpenKM architecture

Gambar 1. Diagram arsitektur OpenKM

  • User Interface

Aplikasi dapat diakses melalui browser. OpenKM menggunakan framework web 2.0 berdasarkan GWT (Google Web Toolkit). Selain itu, tersedia juga user interface untuk mobile device.

  • API

OpenKM mengimplementasikan protokol CMIS (Content Management Interoperability Services). OpenKM juga mengekspos API lengkap melalui Webservices (SOAP) dan REST dapat digunakan sebagai poin integrasi dengan aplikasi third party.

  • Security Layer

Menggunakan Spring Security, yang melakukan sentralisasi manajemen akses yang diizinkan bagi user berdasarkan hak aksesnya. Proses otentifikasi dapat dilakukan dengan menggunakan CAS, LDAP, atau melalui database dimana user telah terdaftar.

  • Core

Core dari OpenKM melakukan sentralisasi dan implementasi manajemen dan processing logic dari tipe obyek berbeda yang ada di repository.

  • Workflow Engine

Arsitektur Java EE dari OpenKM memungkinkan untuk bekerja dan terhubung dengan workflow engine lain secara transparan.

  • Storage

OpenKM menggunakan Hibernate untuk mapping data menggunakan OMR (Object Relation Mapping) dan support relational database yang berbeda-beda. Berkat arsitektur Java EE, user dapat membuat DataStore yang spesifik.

  • Search Engine

OpenKM menggunakan search engine Lucene. Setiap obyek baik itu binary maupun tidak, terindeks oleh search engine. Sebelum diproses oleh Lucene, dokumen dianalisis oleh text extractor. Hasil dari search engine di-filter oleh SecurityManager sehingga user hanya dapat mengakses informasi yang ia berhak atasnya.

  • Catalog & Metadata

Barcodes Engine memungkinkan untuk mengidentifikasi dan membaca barcode pada dokumen. Scripting – Shell Bean – dikombinasikan dengan events system, smart tasks, task scheduler, dan report memungkinkan untuk merencanakan, mengimplementasi, dan mengontrol proses capturing metadata secara otomatis dan transparan.

  • Antivirus

OpenKM dapat diintegrasikan dengan kebanyakan antivirus. Seluruh obyek binary dicakup oleh antivirus engine.

  • Statistics & Reports

Informasi yang dihasilkan dari sini dapat membantu pengambilan keputusan untuk mendapatkan nilai yang optimum dan mengantisipasi masalah yang dapat muncul di masa depan.

D.   Keuntungan dan Kerugian

[4]Keuntungan :

  • Saving

OpenKM bersifat open source dengan professional support yang memiliki licensing scheme yang fleksibel dan harga yang bersaing.

  • Integration

Solusi terintegrasi yang dapat meng-capture dan mengorganisir berbagai tipe informasi dari dokumen kertas, text file, email, office tools, gambar, dan suara.

  • Ease of Use

Instalasi tanpa menggunakan client software, akses ke cloud melalui browser, dan support untuk iPhone dan Android.

  • Security

Tiap user atau grup dapat mengontrol informasi yang ingin dijadikan public dan membuat “smart folders” dengan properti yang dapat dikonfigurasi. OpenKM juga memiliki built-in antivirus.

  • Productivity

Mendukung penerapan saling berbagi informasi antar user.

  • Optimization

OpenKM memiliki tools untuk mengevaluasi dan melakukan audit terhadap behavior dari user atau grup, maupun penggunaan dokumen.

  • Innovation

Mendukung pengembangan intellectual capital dari organisasi, kolaborasi, dan penggunaan kembali resource yang sudah ada.

Kerugian :

Karena OpenKM merupakan KMS/DMS yang bersifat open source, maka kekurangan yang dimiliki antara lain :

  • Kapabilitas dan reliabilitas yang lebih terbatas jika dibandingkan dengan KMS/DMS yang bersifat proprietary.
  • Support untuk sistem open source pada umumnya kalah baik dibandingkan dengan support yang diberikan oleh sistem yang bersifat proprietary.

 

III.   LogicalDOC

A.    Definisi

LogicalDOC merupakan sebuah Knowledge Management System (KMS) yang dikembangkan oleh tim developer bernama Logical Objects pada tahun 2006. Pada awalnya proyek ini berawal dari pengembangan software open-source yang telah ada yaitu Contineo, namun dua orang memisahkan diri dan membuat LogicalDOC pada tahun 2007[1].

Software yang kini bersifat komersil/proprietary ini akhirnya dirilis perdana pada tahun 2008, dengan tujuan utama untuk meningkatkan kemampuan knowledge retrieval organisasi dengan indexing pada konten dan menyediakan keamanan yang dibutuhkan. LogicalDOC adalah aplikasi berbasis web, dengan kata lain diperlukan sebuah perambah web agar dapat menjalankan aplikasi ini.

B.    Fungsi Integrasi yang Dimiliki

[5]

  • Central Repository

Semua knowledge terstruktur rapi dalam  folder, dokumen, dan workspace yang teroraganisasi dan hierarkis

  • Group-based Knowledge Access & User-based Knowledge Access

LogicalDOC membagi hak akses pengetahuan menjadi dua kategori yaitu group-based dan user-based untuk memastikan proses knowledge sharing yang aman dan relevan

  • Manage Knowledge Life-Cycle

LogicalDOC memiliki beberapa fitur untuk mengelola knowledge yang disimpan, seperti version & revision control untuk membantu user mendapatkan knowledge yang paling up-to-date, access log untuk mengidentifikasi knowledge yang sering atau jarang dicari, dan discussion untuk mendukung proses pembaharuan dokumen.

  • Share and Re-Use Corporate Knowledge

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menemukan sebuah pengetahuan dan segera menggunakannya untuk konten yang lain seperti laporan dan dokumen penawaran.

C.    Arsitekstur

Arsitektur dari LogicalDOC terdiri dari beberapa application layer[6]

Logical Doc Architecture

Gambar 2. Diagram arsitektur LogicalDOC

  • Data Layer

Data Layer mengurus semua hal mengenai knowledge yang akan disimpan. LogicalDOC membagi penyimpanan informasi menjadi tiga, yaitu :

  • Database (Relational) : Berisi data yang dibutuhkan program seperti user, dokumen, dan grup
  • File System    :    Menyimpan file-file dokumen
  • Full-text Index    :    Mengandung teks yang diekstrak dari semua dokumen untuk mempercepat proses pencarian
  • Business Process Layer

Layer ini merupakan bagian paling penting dari LogicalDOC karena mengurus semua proses bisnis. Hal ini dilakukan oleh komponen bernama ‘Manager’ yang mengoperasikan berbagai tugas seperti pembuatan dokumen, indexing, file storage, dan lain-lain.

  • Business Entity Layer

Pada layer ini hanya ada model entitas yang statis dan tidak mengandung business logic apapun. Contoh Entity adalah User, Dokumen, dan Menu.

  • GUI

Interface LogicalDOC berbasis web dan diimplementasikan menggunakan JSF dan AJAX

  • Web Services

LogicalDOC dapat digunakan sebagai middleware dan diintegrasikan dengan sistem lain bila memanfaatkan web service ini.

D.   Keuntungan dan Kerugian

[7]Keuntungan :

  • Dapat melakukan OCR (Optical Character Recognition), mempermudah proses capturing knowledge
  • Terintegrasi dengan software luar seperti Microsoft Office, Microsoft Outlook dn AutoCAD
  • Memiliki versi open-source dengan fitur yang terbatas

[8]Kekurangan :

  • Dokumentasi yang kurang baik
  • Komunitas (forum, grup pengguna) tidak begitu aktif

 

IV.   CONFLUENCE

A.    Definisi

[11]Confluence adalah perangkat lunak untuk tim kolaborasi. Confluence adalah di mana Anda membuat, mengatur dan mendiskusikan pekerjaan dengan tim Anda. Ditulis di Java dan banyak digunakan terutama di lingkungan perusahaan. Confluence dikembangkan dan dipasarkan oleh Atlassian. Confluence dijual baik sebagai perangkat lunak lokal atau sebagai solusi host.

B.    Fungsi Integrasi yang Dimiliki

[9]

  1. Team Collaboration
  • Meeting Notes:

Mendistribusikan agenda sebelumnya, mencatat, dan menetapkan tugas sesudahnya. Dengan semua catatan dan item tindakan diletakkan di satu tempat, anda juga dapat mengirim email.

  • Discuss Files

View entire files – PDFs, Office documents, images, etc – with rich previews. Lihat seluruh file – PDF, dokumen Office, gambar, dll – dengan rich preview. Meninggalkan umpan balik yang ditargetkan dengan pin di mana saja di file. File dan umpan balik mereka secara otomatis terhubung dalam satu tempat sehingga tidak perlu mencari melalui email dan drive jaringan berusaha untuk mendapatkan keseluruhan cerita.

  • Make Decisions

Catat keputusan di Confluence dimana mudah untuk membahas, menemukan, dan referensi nantinya. Hindari tim dari perulangan tak berujung pada pertemuan panjang dan thread email yang membingungkan.

  • Share Links

Bagi apa pun yang Anda temukan di web – artikel, tweet, video, berita pasar dan mendiskusikannya dengan tim. Mencatat link Anda bersama sehingga tidak pernah hilang.

  • Assign Tasks

Memberikan tugas kepada rekan tim untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan. Fitur ini bagus untuk menyelesaikan item, rilis daftar, dan rencana proyek.

  • Share Calendars

Kalender pribadi tidak dipotong untuk tim. Mengelola cuti tim, melacak proyek Jira, dan merencanakan acara dengan Confluence Tim Kalender.

  1. Agile Development
  • Requirements

Produk yang hebat membutuhkan perencanaan sama besar. Dokumen, berdiskusi, dan persyaratan produk track sehingga para pengembang dapat berjalan dengan baik.

  • Create JIRA Issues

Ambil cerita pengguna dan letakkan di Confluence dan menempatkan mereka dalam backlog Anda di Jira tanpa meninggalkan Confluence. Tidak ada lagi copy paste dan hanya bekerja.

  • Link to JIRA

Confluence secara otomatis menghubungkan persyaratan dan retrospektif untuk masalah Anda, epos, dan sprint di Jira. Dapatkan semua konteks yang Anda butuhkan, di mana pun Anda bekerja.

  • Publish Reports

Mengkomunikasikan status dan perubahan antara rilis ke seluruh bisnis di Confluence. Menjaga stakeholder mengenai kerja tim pengembangan Anda lakukan di Jira belum pernah semudah ini.

  • Track Releases

Tempatkan semua pengembangan tim di Jira. Masalah, sprint, versi – untuk siapa saja di Confluence dengan Tim Kalender. Hindari kejutan dengan melihat cuti bersama tim kerja yang direncanakan.

  • Restrospectives

Kick off Retrospektif di Confluence segera setelah Anda menyelesaikan sprint di Jira Agile. Undang tim Anda untuk mencerminkan dan meningkatkan – metode agile.

  1. Knowledge Base
  • Simple Set Up

Mengatur dasar ruang pengetahuan yang berfungsi penuh dalam beberapa klik. Kami melakukan angkat berat sehingga Anda tidak perlu.

  • Create Knowledge Article

Cepat dalam mendokumentasikan solusi untuk masalah yang diketahui dengan dibundel how-to dan artikel pemecahan masalah Blueprints. Mudah untuk membuat, mudah untuk menemukan, mudah untuk referensi.

  • Instant Structure

Menjaga basis pengetahuan Anda terorganisir dengan hirarki halaman yang fleksibel di Confluence. Membantu pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan dengan mengelompokkan artikel dengan label.

  • Connect to Service Desk

Hidupkan Service Desk Anda ke meja self-service. Confluence membantu mengatur permintaan dengan merekomendasikan relevan how-to dan artikel pemecahan masalah, membantu pengguna dengan membantu diri mereka sendiri.

  1. Add-ons
  • Attlassian Marketplace

Perluas Confluence sesuai dengan kebutuhan anda dengan tema kustom, alat diagram, solusi manajemen alur kerja, dan ratusan add-ons lainnya di Atlassian Marketplace.

  • Popular Add-ons

Dengan semakinbanyak pengembang besar memperluas produk di Confluence setiap hari, sulit untuk memilih favorit, tapi di sini disediakan beberapa yang paling populer.

  • Build Your Own

The Atlassian Developer Network memberikan sumber daya untuk membangun sendiri add-ons dan mereka terdaftar di Atlassian Marketplace.

C.    Arsitektur

Confluence Architecture

[11]Berikut ini adalah arsitektur yang dimiliki oleh Confluence:

D.   Keuntungan dan Kelebihan

[12, 13, 14] Keuntungan

  • Dokumentasi platform yang baik
  • Mudah untuk men-setup dan mudah dimengerti
  • UI mudah dimengerti dan dipahami bagi pengguna
  • Plugin yang banyak dan sistem yang reliable.

Kekurangan

  • Tidak dibangun untuk file server
  • Hanya bisa mengintegrasikan beberapa plugin sekaligus
  • Kurangnya fungsi administrative
  • Tidak adanya single-sign-on
  • Kurangnya dukungan bahasa

V.    KESIMPULAN

Dari seluruh aplikasi yang telah direview, penulis melihat setiap aplikasi memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing. Pada OpenKM, penulis medapatkan bahwa OpenKM memiliki kelebihan dari sisi integrasinya yang baik tetapi karena OpenKM merupakan open source software menyebabkan kurangnya support terhadap masalah yang ditemui. Pada LogicalDoc, penulis mendapatkan bahwa LogicalDoc memiliki kelebihan untuk meng-capture knowledge berdasarkan kata-kata pada text tetapi LogicalDoc juga memiliki kekurang yaitu dokumentasi software yang tidak lengkap. Pada Confluence, penulis mendapatkan bahwa Confluence memiliki kelebihan yaitu dengan integrasi yang baik dan dibangun dengan konsep wiki tetapi Confluence juga memiliki kekurangan yaitu tidak berjalan dengan baik apabila dokumen tidak dalam format wiki.

 

References

[1]      OpenKM. 2012. In “OpenKM product overview”. http://www.slideshare.net/OpenKM/openkm-product-overview-2012

[2]      OpenKM. 2014. In “Features”. http://www.openkm.com/en/product/features.html

[3]      OpenKM. 2014. In “Architecture”. http://www.openkm.com/en/product/architecture.html

[4]      Sara Angeles. 2013. In “Open-Source Document Management: Pros and Cons”. http://www.businessnewsdaily.com/4720-open-source-document-management-software.html

[5]      LogicalDOC, ‘Knowledge Management System Software’, 2015. [Online]. Available: http://www.logicaldoc.com/solutions/knowledge-management.html. [Accessed: 02- Mar- 2015].

[6]      Wiki.logicaldoc.com, ‘Architecture – LogicalDOC Community Wiki’, 2015. [Online]. Available: http://wiki.logicaldoc.com/wiki/Architecture. [Accessed: 03- Mar- 2015].

[7]      L. Objects, ‘LogicalDOC’, Software Informer, 2015. [Online]. Available: http://logicaldoc.software.informer.com/. [Accessed: 01- Mar- 2015].

[8]      Sourceforge.net, ‘LogicalDOC Document Management – DMS | Reviews for LogicalDOC Document Management – DMS at SourceForge.net’, 2015. [Online]. Available: http://sourceforge.net/projects/logicaldoc/reviews/. [Accessed: 04- Mar- 2015].

[9]      Atlassian.com, “Confluence Overview”. https://www.atlassian.com/software/confluence. [Accessed: 01- Mar- 2015].

[10]   Atlassian.com, “Confluence Architecture”. https://developer.atlassian.com/confdev/development-resources/confluence-architecture. [Accessed: 01- Mar- 2015].

[11]   Atlassian.com, “Confluense Software”. http://en.wikipedia.org/wiki/Confluence_(software). [Accessed: 01- Mar- 2015].

[12]   Seibert-media.net. “Atlassian Cloud Advantages and Disadvantages”. https://info.seibert-media.net/display/Atlassian/Atlassian+Cloud+(formerly+OnDemand)+-+advantages+and+disadvantages. [Accessed: 02- Mar- 2015].

[13]   Ffeathers.wordpress.com, “Comparing Sharepoint and Confluence”. https://ffeathers.wordpress.com/2012/06/30/comparing-sharepoint-and-confluence/. [Accessed: 02- Mar- 2015].

[14]   Serverfault.com, “Confluence vs Sharepoint”. http://serverfault.com/questions/140667/confluence-vs-sharepoint. [Accessed: 02- Mar- 2015].

 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s